شروط معالجة البيانات

1. الأدوار

المنشأة العميلة هي «المتحكم» في البيانات الشخصية لموظفيها وعملائها ومورديها: هي التي تقرر ما يُدخَل ومن يراه. رواد «المعالج»: تخزّن هذه البيانات وتعالجها بتعليمات المنشأة ولغرض تقديم الخدمة فقط. رواد متحكم فقط في بيانات الحسابات (من سجّل ومتى ووسائل الدخول).

2. التعليمات والغرض

تعالج رواد البيانات وفق إعدادات المنشأة واستخدامها للخدمة، وهذه هي تعليماتها. لا نبيع البيانات ولا نستخدمها للإعلان ولا لتدريب نماذج، ولا نطّلع على محتواها إلا لدعمٍ طلبته المنشأة أو لمعالجة عطل أو حادث أمني.

3. السرية والوصول

الوصول إلى الأنظمة محصور في من يشغّل الخدمة، بدخول ثنائي التحقق، وكل وصول إداري مسجّل. من يصل إلى البيانات ملزم بسريتها.

4. الأمان

عزل بيانات كل منشأة على مستوى قاعدة البيانات، تشفير الاتصال، تشفير الأسرار والملفات الحساسة، كلمات مرور مجزّأة مع فحص المسرَّب منها، دخول ثنائي التحقق، أدوار وصلاحيات، سجل نشاط، حدود للمحاولات، ونسخ احتياطية يومية مشفّرة مع اختبار للاسترجاع.

5. مكان البيانات ونقلها عبر الحدود

تُستضاف البيانات في ألمانيا لدى Hetzner (الاتحاد الأوروبي). الاستضافة الإقليمية مخطط لها دون موعد محدد. بقبول هذه الشروط توافق المنشأة، بصفتها المتحكم، على معالجة بياناتها خارج بلدها لدى المعالجين الفرعيين المدرجين أدناه، وهي المسؤولة عن التحقق من أن قانون بلدها يجيز ذلك وعن إبلاغ أصحاب البيانات عند اللزوم.

6. المعالجون الفرعيون

Hetzner (ألمانيا): الاستضافة، كل البيانات. Cloudflare: حافة الشبكة، تمر عبرها الطلبات وعناوين الإنترنت دون تخزين محتوى. Resend (أيرلندا): البريد الإلكتروني، أسماء المستلمين وعناوينهم ونص الإشعار. خدمات إشعارات المتصفح (Google و Apple و Mozilla): عنوان الإشعار ورابطه فقط. Have I Been Pwned: فحص كلمات المرور، دون بيانات شخصية. نُعلم المنشآت قبل إضافة معالج فرعي جديد بثلاثين يومًا، ولها أن تعترض بإنهاء استخدامها.

7. حقوق أصحاب البيانات

توفر الخدمة للمنشأة ما تحتاجه لتلبية طلبات أصحاب البيانات: الاطلاع والتصدير (لكل موظف، من حسابه أو من الموارد البشرية)، التصحيح، تقليل بيانات الموظف السابق وإزالة هويته بعد مدة الاحتفاظ. إذا وصلنا طلب مباشر من صاحب بيانات أحلناه إلى منشأته.

8. الإشعار بالاختراق

إذا علمنا باختراق يمسّ بيانات شخصية لمنشأة أبلغناها دون تأخير بما حدث وما البيانات المتأثرة وما اتخذناه وما ننصح به. إبلاغ الجهة الرقابية وأصحاب البيانات، حيث يوجبه قانون المنشأة، مسؤوليتها بصفتها المتحكم، ونساعدها بالمعلومات اللازمة.

9. مدة الاحتفاظ

سجلات الرواتب والمحاسبة تُحفظ 10 سنوات افتراضيًا، وهي مدة تضبطها المنشأة من إعداداتها. باقي البيانات تُحفظ بحسب نوعها كما في سياسة الخصوصية وسجل المعالجة.

10. التصدير والحذف عند الخروج

عند طلب الإغلاق تبقى مساحة المنشأة متاحة للتصدير ثلاثين يومًا، ونزوّدها بنسخة كاملة عند الطلب. بعدها تُحذف بياناتها من الخدمة، وتزول من النسخ الاحتياطية بانتهاء دورتها (ثلاثون يومًا).

11. التحقق

نجيب عن أسئلة المنشأة المعقولة حول كيفية معالجة بياناتها وحمايتها، ونوفر سجل المعالجة عند الطلب: [email protected].

المعالجون الفرعيون